Wat er op je factuur moet staan als je online verkoopt

De gegevens die erop horen

Op een factuur staan je bedrijfsnaam en adres, de naam en het adres van je klant, een factuurdatum en een factuurnummer dat oploopt zonder gaten. Daarnaast je btw-identificatienummer, een omschrijving van wat je hebt geleverd, de datum van levering, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag zelf.

Val je onder de kleineondernemersregeling, dan bereken je geen btw en vermeld je dat op de factuur. Lever je aan een bedrijf in een ander EU-land, dan komen daar aparte regels bij kijken. Twijfel je over jouw situatie, kijk dan op de site van de Belastingdienst of vraag het je boekhouder. De eisen zijn niet ingewikkeld, maar ze zijn wel dwingend.

Waarom een nummer zonder gaten uitmaakt

Factuurnummers moeten een doorlopende reeks vormen. Handmatig gaat dat een tijdje goed en dan sla je er eentje over, gebruik je een nummer twee keer of begin je bij een nieuw kwartaal opnieuw. Bij een controle is een reeks met gaten precies het soort ding waar vragen over komen.

Automatisch nummeren haalt die fout eruit. Je kiest het startnummer en daarna telt het systeem door, ook als je een bestelling terugbetaalt.

Wat ShopandPay voor je doet

Bij elke geslaagde betaling maakt ShopandPay automatisch een factuur met een doorlopend nummer, de gegevens van je bedrijf en die van je klant. De klant krijgt hem per mail en kan hem later zelf opnieuw ophalen uit het klantportaal, dus je hoeft niet te reageren op de vraag of je hem nog een keer wilt sturen.

Je eigen gegevens vul je één keer in bij de instellingen. Verandert je adres of je btw-nummer, dan pas je het daar aan en gaan nieuwe facturen meteen goed. Aan het eind van het kwartaal download je het overzicht van je facturen in één keer.

Belangrijk om te weten: dit vervangt je boekhouding niet. Het zorgt ervoor dat de documenten kloppen en dat je ze terug kunt vinden. Wat je vervolgens aangeeft blijft jouw verantwoordelijkheid, of die van de boekhouder die ernaar kijkt.