Automatisch een factuur

Waarom dit meer is dan een formaliteit

Een gratis betaallink levert je een bedrag op je rekening op en verder niets. Geen factuur, geen btw-regel, geen nummer dat oploopt. Bij je aangifte mag je dat dan alsnog allemaal met de hand uitzoeken.

Hier gaat het automatisch. Bij elke bestelling wordt een factuur gemaakt met jouw bedrijfsgegevens, een doorlopend nummer, de datum, wat er gekocht is en welke btw erover gaat. Je klant krijgt hem in de mail en jij houdt hetzelfde overzicht in je eigen omgeving.

Voor zakelijke kopers is dit geen extraatje maar een voorwaarde. Zonder factuur kan iemand jouw product niet als kosten opvoeren, en dan koopt hij het simpelweg ergens anders.

Btw die klopt

De btw wordt per regel berekend, niet als een percentage over het totaal achteraf. Dat lijkt een detail, maar het is precies waar handmatige overzichtjes misgaan zodra er een korting of een extra product bij komt.

Verkoop je producten met verschillende tarieven, dan stel je per product in welk tarief erbij hoort. Bedragen worden in centen bijgehouden en aan onze kant uitgerekend, dus er ontstaan geen afrondingsverschillen tussen wat je klant betaalt en wat er op de factuur staat.

Wat er op de factuur komt te staan aan bedrijfsgegevens, KvK-nummer en btw-nummer haal je uit je eigen instellingen. Controleer die één keer goed, want ze staan op elke factuur die daarna de deur uitgaat.

Overzicht van wat er nog openstaat

Naast de facturen zelf zie je wat er binnen is en wat niet. Bij vooraf betalen is dat meestal een korte lijst, want er wordt pas geleverd als er betaald is. Werk je met termijnen of abonnementen, dan is dat overzicht het verschil tussen weten hoe je ervoor staat en gokken.

Wat er op moet staan

Een factuur is pas een factuur als de basis erop staat: jouw naam en adres, je KvK-nummer, je btw-nummer, een doorlopend nummer, de datum, wat er geleverd is, het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en het totaal. Ontbreekt daar iets van, dan kan je zakelijke klant hem niet gebruiken.

Dat is precies wat er misgaat als je facturen met de hand in een tekstverwerker maakt. Nummers gaan dubbel, een datum klopt niet meer of het btw-bedrag is met een ander percentage uitgerekend dan wat de klant betaald heeft. Op het moment dat je aangifte moet doen ben je dan een avond kwijt.

Omdat de factuur hier uit dezelfde bestelling wordt opgebouwd als de betaling, kunnen die twee niet uit elkaar lopen.

Eenmalig instellen

1. Vul je bedrijfsgegevens, KvK-nummer en btw-nummer in bij je instellingen.

2. Stel per product het juiste btw-tarief in.

3. Kies met welk nummer je facturen beginnen.

4. Doe een testbestelling en lees de factuur die eruit komt helemaal na.